Das Change Controlling Tool ®

Beteiligungskonzept

Das Change Controlling Tool® ist eine Webplattform für das Intranet. Beliebig viele Nutzer (Führungskräfte, Projektleiter, Mitarbeiter...) erhalten Zugang zu diesem webbasierten System. Die Berechtigungsstruktur des Tools wird auf das Beteiligungskonzept der Organisation für den jeweiligen Change Prozess abgestimmt. Entsprechend weit greifen dann die Zugriffsrechte der verschiedenen Abteilungen und Mitarbeiter: Je nach Festlegung sehen die Mitarbeiter z.B. die Maßnahmen ihres Teams, ihrer Abteilung, ihres Bereichs oder auch Maßnahmen anderer Abteilungen.

Anlegen und Einsehen von Maßnahmen

Die Erstellung und Beschreibung von Maßnahmen erfolgt dezentral und über den gesamten Prozess hinweg. Jede Maßnahme lässt sich in beliebig viele Arbeitspakete untergliedern, terminieren und mit Kommentaren versehen. Durch seine umfangreichen Funktionen ermöglicht das Change Controlling Tool® die Ergänzung der Maßnahmen durch Zuständigkeiten, Teilziele, Ressourcen und Hilfsmittel, Risiken und Gegenmaßnahmen, Erfolgskriterien und -messung. Je nach vorgegebener Berechtigung ist der Maßnahmenfortschritt - in bestimmten Bereichen oder bereichsübergreifend - ersichtlich.

Veränderungsarchitektur & Auswertung

Auf welchem Stand der gesamte Prozess, aber auch alle zugehörigen Einzelschritte sind, lässt sich über das Monitoring Cockpit ablesen. Das System ist so angelegt, dass die Maßnahmenbearbeitung von der Auswertung getrennt ist. Das Monitoring Cockpit erleichtert dem Managemet die Projektsteuerung insbesondere durch die Visualisiserung der Veränderungsarchitektur: als Liste/Detailansicht, Baum-Struktur oder Cockpit-Übersicht.

Der Status der Maßnahmen ist jeweils als Ampel dargestellt, die rote, gelbe oder grüne Signale sendet. Die Arbeitsschritte der Maßnahmen, die auf "grün" stehen, werden zum Zeitpunkt der Abfrage fristgerecht erfüllt. Der Fortschritt vollzieht sich plangemäß. Springt das Lämpchen auf gelb, signalisiert dies, dass einzelne Kriterien zurzeit nicht erfüllt werden, beispielsweise der für ein Teilziel angesetzte Termin. "Rot" bedeutet, dass der Maßnahmenfortschritt und die Zielsetzung erheblich voneinander abweichen. Durch die Überprüfung der Details lassen sich daraufhin Rückschlüsse auf (fehlende) Ressourcen oder andere Störungen ziehen.

Die Projektleitung erhält Auskunft darüber, wer zu welchem Zeitpunkt welches Thema bearbeiten muss, damit der Veränderungsprozess zielgerichtet Fortschritte macht. Zugleich ist für die Mitarbeiter selbst transparent, welche Schritte wann zu erledigen sind und welchen Stand sie bereits erreicht haben. Die Beteiligung ermöglicht die Übernahme von (Controlling-)Verantwortung für jede/n Einzelne/n. Für das Management bzw. den Lenkungsausschuss dient dieses Monitoring-Tool als erfolgreiches und nachhaltiges Steuerungsinstrument in Change Prozessen, mit dem sich Veränderungen systematisch steuern und umsetzen lassen.

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